Ispettori del lavoro: il nuovo codice di comportamento

Premessa:

Gentile cliente, con la presente desideriamo informarLa che è stato definito con il DM 15.01.2014 il nuovo codice di comportamento dei funzionari, che prevede alcune modifiche relativamente al comportamento degli ispettori del lavoro nel caso di accessi e verifiche. Tale documento, traccia, definisce e puntualizza regole di condotta, deontologiche e procedimentali riferite all’attività di vigilanza e al personale in essa impiegato, opportunamente aggiornate con le modifiche legislative intervenute negli ultimi anni. In estrema sintesi il codice prevede che: (i) l’indagine ispettiva deve essere preceduta da una fase preparatoria a cura del personale ispettivo e/o amministrativo, diretta a raccogliere tutte le informazioni e la documentazione inerenti al soggetto da sottoporre a controllo, avvalendosi a tale scopo delle banche dati realizzate anche in attuazione di specifici protocolli di intesa; (ii) gli accertamenti devono concludersi nei tempi strettamente necessari; (iii) l’esame della documentazione viene effettuato presso la sede del soggetto ispezionatoovvero presso l’ufficio di appartenenza del personale ispettivo procedente o presso gli studi dei professionisti abilitati; (iv) circa le dichiarazioni rese dai lavoratori, esse devono essere acquisite di norma durante il primo accesso. Il personale ispettivo valuta l’opportunità di acquisire le dichiarazioni dei lavoratori anche al di fuori del posto di lavoro, nonché di acquisire dichiarazioni utili all’accertamento anche da parte di altri soggetti; (v) conclusasi la visita ispettiva, il personale ispettivo rilascia il verbale di primo accesso. Nelle ipotesi in cui, in relazione ad accertamenti complessi e prolungati nel tempo, emergano ulteriori esigenze accertative per la definizione delle indagini, il personale medesimo rilascia un verbale interlocutorio contenente la richiesta motivata di documenti ed informazioni, nonché l’espressa menzione che gli accertamenti sono ancora in corso.

Con il Decreto 15.01.2014 il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali ha approvato il nuovo codice di comportamento ad uso degli ispettori del lavoro. Tra le maggiori novità sull’argomento segnaliamo, in particolare, la modifica delle modalità di svolgimento dei controlli da parte degli ispettori: a differenza di quanto avveniva in passato, questi non saranno più tenuti all’inizio dell’accesso a “denunciarsi” al titolare dell’attività. Può quindi darsi che gli ispettoriritengano utile presentarsi al titolare solamente durante la verifica, oppure al termine della stessa: in tali evenienze dovranno informare lo stesso della possibilità di avvalersi di un consulente durante la procedura.

Preparazione dell’ispezione

Registro delle Imprese;In rapporto alla tipologia di intervento da effettuare, l’indagine ispettiva deve essere preceduta da una fase preparatoria a cura del personale ispettivo e/o amministrativo, diretta a raccogliere tutte le informazioni e la documentazione inerenti al soggetto da sottoporre a controllo, avvalendosi a tale scopo delle banche dati realizzate anche in attuazione di specifici protocolli di intesa. In particolare, il personale ispettivo acquisisce, laddove funzionale all’accertamento, antecedentemente al primo accesso, ogni informazione relativa all’organigramma aziendale, alla forza lavoro denunciata, alla situazione contributiva e assicurativa, mediante la consultazione, ad esempio, dei dati presenti su:

  • sistema Comunicazioni Obbligatorie on-line;
  • Cassetto Previdenziale. 

Modalità di svolgimento dell’accesso ispettivo e dell’accertamento

In riferimento alle modalità di svolgimento dell’accesso ispettivo e dell’accertamento merita particolare attenzione laqualificazione del personale ispettivo: questo particolare, infatti, è stato oggetto di alcune modifiche, volte a rendere la procedura ispettiva più efficace ma meno trasparente nei confronti dei titolari delle attività.

Innanzitutto viene apportata una modifica al “vecchio” articolo 6 del codice, che stabiliva quanto segue:

  • “contestualmente all’accesso, il personale ispettivo deve qualificarsi al soggetto da ispezionare o a un suo rappresentante ed esibire la tessera di riconoscimento”.

    Il nuovo codice di condotta ha espunto qualsiasi riferimento alla qualificazione contestuale all’accesso: ora viene semplicemente previsto che:

  • il personale ispettivo deve qualificarsi al personale presente sul luogo di lavoro ed esibire la tessera di riconoscimento;
  • in mancanza della tessera di riconoscimento l’accesso non può avere luogo.L’articolo 8 del nuovo codice, è stato modificato (di conseguenza) ai commi 1 e 3, che regolano rispettivamente l’obbligo di conferire con il titolare dell’attività all’inizio dell’accesso e l’obbligo da parte degli ispettori di comunicare la possibilità di farsi assistere nel corso dell’accertamento da un professionista abilitato, nonché della possibilità di rilasciare dichiarazioni. Secondo il nuovo codice:
LE NUOVE DISPOSIZIONI

1

Il personale ispettivo ha l’accortezza laddove possibile, anche in relazione alle finalità dell’accertamento ispettivo, di conferire con il datore di lavoro o chi ne fa le veci.

2

Il personale ispettivo, ove si riveli necessario, informa il soggetto sottoposto ad ispezione, od un suo rappresentante, dei poteri attribuiti dalla legge agli organi di vigilanza per l’esercizio delle funzioni ispettive e del potere di sanzionare eventuali comportamenti omissivi o commissivi diretti ad impedire l’esercizio della attività di vigilanza o comportamenti da cui si deduca in modo inequivocabile la volontà di ostacolare la stessa.

3

Il personale ispettivo informa il soggetto ispezionato della facoltà di farsi assistere, nel corso dell’accertamento, da un professionista abilitato ai sensi dell’art. 1 della L. n. 12/1979 nonché dirilasciare dichiarazioni. L’assenza di tale professionista non è comunque ostativa alla prosecuzione dell’attività ispettiva, né inficia la sua validità.

4

Il personale ispettivo verifica, nel caso in cui il soggetto ispezionato si avvalga di consulenza esterna,che il professionista sia in possesso di abilitazione, annotando gli estremi di iscrizione al relativo albo.

5

In caso di constatato esercizio abusivo della professione di cui all’art. 1 della L. n. 12/1979, il personale ispettivo provvede a darne immediata comunicazione alle autorità competenti. In tal caso il personale ispettivo non consente al soggetto non abilitato di assistere all’ispezione in corso.

OSSERVA

Nella versione precedente del codice, in riferimento all’obbligo di conferire con il titolare, veniva stabilito che nel dare inizio alla sua attività, il personale ispettivo ha l’accortezza, anzitutto, di conferire con il datore di lavoro o chi ne fa le veci, qualora ciò sia compatibile con le finalità dell’accertamento ispettivo”. Appare chiaro che ora questo adempimento viene “rimandato” ad una fase successiva del controllo, in quanto nella nuova formulazione viene espunto qualsiasi riferimento all’inizio dell’attività.

PRIMA E DOPO

Codice del 2006

Codice del 2014

Art. 6 comma 1

Contestualmente all’accesso, il personale ispettivo deve qualificarsi al soggetto da ispezionare o a un suo rappresentante ed esibire la tessera di riconoscimento. Il personale ispettivo deve qualificarsi al personale presente sul luogo di lavoro ed esibire la tessera di riconoscimento.

Art. 8 comma 1

Nel dare inizio alla sua attività, il personale ispettivo ha l’accortezza, anzitutto, di conferire con il datore di lavoro o chi ne fa le veci, qualora ciò sia compatibile con le finalità dell’accertamento ispettivo Il personale ispettivo ha l’accortezza laddove possibile, anche in relazione alle finalità dell’accertamento ispettivo, di conferire con il datore di lavoro o chi ne fa le veci.

Art. 8 comma 3

Il personale ispettivo informa il soggetto ispezionato della facoltà di farsi assistere, nel corso dell’accertamento, da un professionista abilitato ai sensi dell’articolo 1 della legge n. 12/1979 affinché presenzi alle attività di controllo e verifica Il personale ispettivo informa il soggetto ispezionato della facoltà di farsi assistere, nel corso dell’accertamento, da un professionista abilitato ai sensi dell’art. 1 della L. n. 12/1979 nonché di rilasciare dichiarazioni. L’assenza di tale professionista non è comunque ostativa alla prosecuzione dell’attività ispettiva, né inficia la sua validità.

La procedura ispettiva

Secondo il nuovo codice di comportamento, ferme restando le specificità delle indagini in materia di salute e sicurezza nei luoghi di lavoro, gli accertamenti ispettivi consistono nell’identificazione delle persone presenti, nell’acquisizione delle dichiarazioni, nell’esame della documentazione aziendale eventualmente presente, nella descrizione delle lavorazioni svolte e delle condizioni di lavoro.

Gli accertamenti devono concludersi nei tempi strettamente necessari, tenendo conto della complessità dell’indagine e delle dimensioni aziendali del soggetto sottoposto a controllo.

OSSERVA

In caso di accesso breve e nelle altre ipotesi individuate dall’Amministrazione la verifica ispettiva può essere definita sulla base della corrispondenza tra la situazione aziendale accertata e quella risultante dalla consultazione delle banche dati ove non sia ravvisabile alcun elemento indiziario di irregolarità.  In riferimento agli obblighi di informazione nei confronti del titolare, viene stabilito che il personale ispettivo fornisce ai soggetti ispezionati chiarimenti e indicazioni operative sulla corretta applicazione della normativa lavoristica e previdenziale e risponde nel modo più completochiaro e accurato possibile alle richieste di informazioni che vengono poste, attenendosi alle posizioni ufficiali espresse dall’Amministrazione.

Acquisizione di documenti e dichiarazioni

In riferimento all’acquisizione ed all’esame di documenti viene stabilito che il personale ispettivo può chiedere al datore di lavoro di esibire la documentazione non verificabile direttamente d’ufficio.

L’esame della documentazione viene effettuato presso la sede del soggetto ispezionato ovvero presso l’ufficio di appartenenza del personale ispettivo procedente o presso gli studi dei professionisti abilitati, secondo le disposizioni impartite dall’Amministrazione.

OSSERVA

Ferma restando la verifica di tutta la documentazione utile ad un esame obiettivo della situazione aziendale e dei fatti oggetti di accertamento, ai fini dell’irrogazione di eventuali provvedimenti sanzionatori, il personale ispettivo acquisisce esclusivamente la documentazione utile a comprovare le violazioni accertate e ad un eventuale contenzioso amministrativo e/o giudiziario. 

In riferimento all’acquisizione delle dichiarazioni, invece, viene stabilito che:

  • le dichiarazioni rese dai lavoratori devono essere acquisite di norma durante il primo accesso. Ove necessario, il personale ispettivo, al fine di arricchire di ulteriori elementi conoscitivi la vigilanza in corso, raccoglie le dichiarazioni dalle Rappresentanze Sindacali Aziendali (RSA), dalle Rappresentanze Sindacali Unitarie (RSU), dal Comitato Pari Opportunità (CPO), ove costituito, dal Consigliere di parità e, nell’ambito della vigilanza in materia di salute e sicurezza nei luoghi di lavoro, dalle Rappresentanze dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS);
  • il personale ispettivo valuta l’opportunità di acquisire le dichiarazioni dei lavoratori anche al di fuori del posto di lavoro, nonché di acquisire dichiarazioni utili all’accertamento anche da parte di altri soggetti;
  • in relazione alla tipologia dell’azienda, l’acquisizione delle dichiarazioni può essere effettuata da più unità ispettive, mentre il prosieguo e la definizione dell’accertamento può essere demandato anche ad una sola unità ispettiva. Tale circostanza deve risultare dal verbale unico.

OSSERVA

In sede di acquisizione di dichiarazioni le domande devono essere rivolte in modo chiaro e comprensibile.In fase di acquisizione delle dichiarazioni dei lavoratori non è ammessa la presenza del datore di lavoro e/o del professionista. 

Le dichiarazioni sono riportate, in modo chiaro e leggibile, nel verbale di acquisizione di dichiarazione di cui deve darsi lettura al dichiarante affinché ne confermi il contenuto ovvero rilevi eventuali correzioni e quindi lo sottoscriva. Eventuali rifiuti a fornire informazioni o a sottoscrivere dichiarazioni devono essere riportati nel verbale di acquisizione di dichiarazione.

Le dichiarazioni acquisite in sede ispettiva devono essere riscontrate con elementi oggettivi risultanti dalla documentazione esaminata o da altre dichiarazioni rese da lavoratori o da terzi. 

OSSERVA

Nessuna copia delle dichiarazioni deve essere rilasciata al lavoratore e/o al soggetto ispezionato da parte del personale ispettivo. In caso di richiesta, il personale ispettivo informa il richiedente che l’eventuale accesso alle dichiarazioni può essere richiesto all’Amministrazione.