Chiarimenti in materia di utilizzo della

Il CNDCEC, nel vademecum sull’utilizzo della PEC (posta elettronica certificata), ha approfondito anche il suo funzionamento, soffermandosi, in particolare, sugli aspetti operativi relativi all’invio di un messaggio da una casella ad un’altra. Più nello specifico, il CNDCEC ha esaminato le modalità dell’invio di un messaggio nelle seguenti tre ipotesi: i) da una casella PEC ad un’altra casella PEC; ii) da una casella PEC ad una casella di posta elettronica ordinaria; iii) da una casella di posta elettronica ordinaria ad una casella PEC. Si ricorda che, quanto agli effetti, solo la PEC attribuisce al messaggio trasmesso il valore legale della raccomandata con avviso di ricevimento, in quanto è idonea ad attestare l’invio e l’avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e fornire ricevute opponibili ai terzi. La trasmissione, se effettuata in conformità al DPR 68/2005 e alle Regole tecniche di riferimento, consente di opporre ai terzi la data e l’ora di trasmissione e di ricezione del documento. Per quanto concerne, invece, le modalità di conservazione della PEC, vengono riportate, sempre nel contesto del citato vademecum, le seguenti pratiche non corrette: i) archiviazione semplice delle PEC nel proprio computer o server, non essendo garantito il loro valore legale; ii) stampa su carta e archiviazione fisica del documento, non essendo garantita la conformità all’originale informatico.

 

Premessa

La PEC (posta elettronica certificata) costituisce un “sistema di comunicazione in grado di attestare l’invio e l’avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi” (art. 1 co. 1 lett. v-bis) del DLgs. 82/2005 – CAD).

 

Osserva

Per fruire della PEC, occorre avvalersi dei gestori inclusi nell’elenco pubblico tenuto dall’AGID (Agenzia per l’Italia Digitale) ex art. 14 del DPR 68/2005.

 

In merito, è intervenuto il CNDCEC che, nel Vademecum sull’utilizzo della PEC (do­cu­men­to 14.12.2016), ha fornito un quadro normativo ed operativo di ausilio per un uso più consapevole di tale strumento tecnologico nell’attività professionale.

 

Soggetti interessati

L’obbligo di dotarsi di un indirizzo PEC riguarda, in particolare:

  • le imprese (costituite in forma societaria e individuali);
  • i professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge statale;
  • le Pubbliche Amministrazioni, fra le quali rientrano ad esempio:
    • le amministrazioni dello Stato;
    • gli istituti e scuole di ogni ordine e grado;
    • le istituzioni universitarie;
    • le Camere di Commercio, industria, artigianato e agricoltura e loro associazioni (artt. 16 co. 6 – 8 del DL 185/2008 e 5 co. 1 del DL 179/2012).

 

Validità ed efficacia

La PEC costituisce un tipo di posta elettronica, idoneo ad attribuire al messaggio trasmes­­so il valore legale tradizionalmente riconosciuto alla raccomandata con avviso di ricevimento, in quanto è in grado di attestare l’invio e l’avvenuta consegna di un mes­sag­gio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi (se effettuata in conformità al DPR 68/2005 e alle Regole tecniche di riferimento).

 

Osserva

La PEC, però, rispetto alla raccomandata che fornisce unicamente la prova dell’invio di una comunicazione ma non del suo contenuto, consente in alcuni casi di rilasciare anche la dimostrabilità del contenuto del messaggio inviato (e degli allegati eventualmente presenti).

 

Ai fini degli effetti sopra descritti, occorre che entrambi i soggetti, mittente e destinatario, siano in possesso di una casella di PEC.

Funzionamento della PEC

Il sistema coinvolge i seguenti soggetti:

 

  • il mittente della comunicazione inviata mediante casella di PEC;
  • il gestore della casella PEC di cui il mittente è intestatario;
  • il destinatario di tale comunicazione;
  • il gestore della casella di PEC intestata al destinatario.

 

Osserva

Sia il mittente che il destinatario possono essere privati, Pubbliche Amministrazioni, imprese, enti, associazioni, ecc.

 

Dal punto di vista operativo:

 

  • il soggetto gestore della PEC del mittente invia al mittente stesso una “ricevuta di accettazione” (o una “ricevuta di non accettazione”, con motivazione del rifiuto) e genera un messaggio esterno (denominato “busta di trasporto”) nel quale ven­gono inseriti il file contenente il messaggio originale e il file che riproduce l’insie­me di tutte le informazioni relative all’invio (e cioè, mittente, gestore del mittente, destinatari, data e ora dell’invio);
  •  
  • la busta di trasporto viene trasmessa, quindi, al gestore della PEC del destina­tario, il quale rilascia al gestore del mittente la ricevuta di “presa in carico”, at­testante il passaggio di consegna tra i due gestori, e successivamente al deposito del messaggio nella casella di posta del destinatario, una “ricevuta di avvenuta consegna” (che può essere, a seconda dell’ampiezza dei contenuti, completa, breve, sintetica).

 

Osserva

L’“avviso di mancata consegna” si può verificare, ad esempio, in caso di casella PEC destinataria satura o non più attiva.

 

Tutte le ricevute rilasciate dai gestori (di accettazione e di avvenuta consegna, e la stessa busta di trasporto) vengono sottoscritte con firma elettronica qualificata. In particolare, le ricevute di consegna possono essere di tre tipi:

  • ricevuta completa (standard);
  • ricevuta breve;
  • ricevuta sintetica.
TIPOLOGIA DI RICEVUTA
RICEVUTA COMPLETA

(o standard)

Ricevuta costituita dal file contenente il messaggio originale di posta elettronica inviato, completo di testo e di eventuali allegati, e il file che riporta i dati di certificazione (mittente, gestore del mittente, destinatario, oggetto, data e ora dell’invio, codice identificativo del messaggio).
RICEVUTA BREVE Ricevuta contenente un estratto del messaggio originale di posta elettronica inviato e il file che riporta i dati di certificazione.

 

RICEVUTA SINTETICA Ricevuta contenente solo il file con i dati di certificazione.

 

Invio da e verso mail non PEC

La modalità e gli effetti legali della PEC sopra descritti riguardano l’invio di un messaggio da una casella PEC ad un’altra casella PEC.

 

Si analizzano ora le modalità dell’invio di un messaggio nelle seguenti ipotesi:

  • da una casella PEC a una casella di posta elettronica ordinaria;
  • da una casella di posta elettronica ordinaria a una casella PEC.

 

Da PEC a ordinaria

Nell’ipotesi di invio di un messaggio da una casella PEC a una casella di posta elet­tro­ni­ca ordinaria, il mittente riceve dal proprio gestore solo la ricevuta di accettazione. Tale rice­vuta non rappresentando, però, una “attestazione certa” del ricevimento del messag­gio da parte del destinatario, non costituisce un documento valido in caso di contesta­zione. Il destinatario visualizza la busta di trasporto con il file, contenente il messaggio originale, completo di testo ed eventuali allegati, e il file che riproduce l’insieme di tutte le informazioni relative all’invio.
Da ordinaria a PEC Qualora l’invio del messaggio avvenga da casella di posta elettronica ordinaria a una casella di PEC, mentre il mittente non riceve notifiche dal sistema PEC, il destinatario titolare della casella PEC riceve solo una “busta di anomalia”, in quanto il messaggio proviene da una casella di posta ordinaria, e il file contenente il messaggio originale completo di testo ed eventuali allegati. Rimane salvo il caso in cui il servizio di posta del destinatario sia configurato per non accettare invii da posta elettronica ordinaria. Il mittente riceverà, quindi, una comunicazione di impossibilità di ricezione con l’indicazione che l’indirizzo del destinatario non è abilitato alla ricezione di posta non certificata.
Modalità di conservazione della PEC

Sulle modalità di conservazione della PEC vengono precisate le seguenti pratiche non corrette:

  • archiviazione semplice delle PEC nel proprio computer o server, non essendo garantito il loro valore legale;
  • stampa su carta e archiviazione fisica del documento, non essendo garantita la conformità all’originale informatico. Fra i “suggerimenti” proposti dal CNDCEC vi è quello di conservare:
  •  
    • per i messaggi di PEC inviati, la c.d. “ricevuta di consegna completa”, formata dal file contenente il messaggio originale, completo di testo ed eventuali allegati e il file che riproduce l’insieme di tutte le informazioni relative all’invio (mittente, gestore del mittente, destinatari, oggetto, data e ora dell’invio, codice identificativo del messaggio);
  • per i messaggi di PEC ricevuti, la busta di trasporto, formata dal file contenente il messaggio originale, completo di testo ed eventuali allegati, e il file dotato di tutte le informazioni relative all’invio.